Anvisningar för användning av mallarna för dig som har äldre versioner av Office - 97 eller 2003
 


Spara en mall på din dator

 

Word-mallar

Brev
Du väljer själv om Nackas logotyp ska vara blå eller svart och om brevet ska vara på engelska eller svenska.
Brev med egen logotyp
Om du vill ha möjlighet att lägga till din egen verksamhets logotyp.
Fax
Pressmeddelande

PM/Tjänsteskrivelse
Denna mall använder du för interna/externa dokument.
Nämndkallelse
Nämndprotokoll
Enkel kallelse/protokoll

PowerPoint-mallar
utan bakgrundsfärg
med blå bakgrundsfärg
 
 

Klicka med höger musknapp över den mall du vill spara. Välj alternativet Spara som eller Spara mål som...

 Klicka med höger musknapp över den mall du vill spara. Välj alt Spara som eller Spara mål som.

 
I dialogrutan som visas väljer du C:\Mina dokument\Mallar.

 I dialogrutan som kommer upp väljer du i rutan för "Spara som" C:\Mina dokument\Mallar

Ändra filnamnets ändelse till .dot

Om mappen Mallar inte finns i mappen Mina dokument. Klicka på Ikon för Skapa ny mapp..
för att skapa en ny mapp. Döp mappen till Mallar.
 
Om du lägger till en ny mapp för Mallar måste du kontrollera att sökvägen till mappen är korrekt.

Öppna Word, välj Verktyg/Alternativ och fliken Sökvägar. Ändra sökvägen genom att under Filtyper markera Dokumentmallar, klicka på Ändra och välj Mina dokument/Mallar. 

Öppna Word, välj Verktyg/Alternativ och fliken Sökvägar. Ändra sökvägen genom att under Filtyper markera Dokumentmallar, klicka på Ändra och välj Mina dokument/Mallar.

Så här ser dialogrutan ut i Word 2002 när du högerklickat och valt Spara som eller Spara mål som...

Dialogrutan i Word 2002 när du högerklickat och valt Spara som eller Spara mål som...
 
Ändra ändelsen i filnamnet till:
.DOT för word-dokument
.POT för powerpoint-dokument

När hämtningen är slutförd stänger du dialogrutan som visas. Mallen är nu sparad i mappen Mallar på din hårddisk.
 



Använda en mall
När du sparat ner mallarna i din dator och vill skapa ett dokument baserat på en mall, gör så här:
Öppna Word. Välj Arkiv/Nytt, välj mall och klicka på OK.

Öppna Word. Välj Arkiv/nytt och välj mall.


I Word 2002/XP väljer du Arkiv/Nytt och därefter Nytt från mall/Allmänna mallar i menyn till höger på skärmen. Klicka på fliken Allmänt i dialogrutan som visar sig. Välj mall och klicka på OK.

I Word 2002 Väljer du Arkiv/Nytt och i menyn till höger på skärmen väljer du Nytt från mall/Allmänna mallar.

Formatera din text med hjälp av de fördefinierade formaten i mallarna. Lägg inte till egna format. Läs mer om att formatera text

Ändra uppgifterna i brevmallens sidfot.

När du skapar ett nytt dokument öppnas en dialogruta som innehåller dina personliga uppgifter. Dessa uppgifter hamnar med automatik i sidfoten. Uppgifterna lagras i en fil i din dator. Om uppgifterna inte stämmer kan du ändra dem och klicka OK.

Då kommer denna dialogruta fram. Kontrollera att dina uppgifter är korrekta. Om de inte är det ändra dem och klicka OK så lagras de nya uppgifterna.

Du kan dölja denna dialogruta genom att markera "Visa inte denna dialogruta nästa gång jag skapar ett dokument"
Behöver du sedan ändra uppgifterna klickar du på denna ikon i Word: Om dialogrutan för personliga uppgifter inte poppar upp ska du klicka på denna ikon i Word..

 




 

Ange egenskaper för dina dokument

Det är viktigt att ange egenskaper för alla dokument. Egenskaper är en dold information som är viktig för dem som söker information via sökfunktionen på KanalN och www.nacka.se samt via sökmotorer på Internet. Egenskapen Rubrik är viktigast eftersom det är den som visas överst i träfflistan, när man sökt via sökfunktionen, och snabbt ska vägleda användaren.

I Officeprogrammen anger du dessa genom att välja Arkiv/Egenskaper och fliken Sammanfattning.

 Välj, Arkiv/Egenskaper/Sammanfattning

De viktigaste egenskaperna är:
- Rubrik: skriv vad dokumentet handlar om. Försök att få med de viktigaste orden för dokumentets innehåll. Undvik generella ord som Tjänsteskrivelse, Mall osv.
- Författare: ditt namn.
- Företag: Nacka kommun.

I fältet Ämne kan du skriva diarienumret.
I fältet Kommentar kan du skriva en kort beskrivning som sammanfattar ditt dokument.

Här hittar du en liten lathund för dokumentegenskaper att hänga på datorn som en påminnelse (pdf)
Du kan ställa in Word så att rutan för Egenskaper automatiskt visas när du sparar ett Word-dokument. Klicka på Verktygsmenyn/Alternativ. Under fliken Spara bockar du för Fråga efter dokumentegenskaper och klickar OK.



 

Infoga egen logotyp i brevmall

 En särskild brevmall finns för de verksamheter som vill ha med en egen logotyp i sina brev. Den egna logotypen ska placeras ovan sidfoten. Tänk på att den egna logotypen inte får vara för stor. Vi rekommenderar att logotypen är mindre än Nacka kommuns logotyp som är: 2,8x1,3 cm.

Ladda hem brevmallen "Brevmall m. egen logo" enl. anvisningarna ovan.
I Word väljer du Öppna och öppnar mallen.
Dubbelklicka på sidfoten och ställ markören i översta tabellraden som bilden nedan visar. Om tabellerna inte syns välj Tabell/Visa stödlinjer.

Dubbelklicka på sidfoten, ställ markören i den översta tabellraden.

Välj Infoga, Bildobjekt, Från fil, leta rätt på den bild du ska infoga.
Stäng sidfoten.

Välj Arkiv/Spara, döp om mallen, spara filen som en .DOT och placera den bland dina övriga mallar: C:\Mina dokument\Mallar. När du ska skapa ett nytt dokument baserat på din mall öppnar du Word, väljer Arkiv, Nytt - som med övriga mallar.

 
 
   

Innehåll på sidan


Spara en mall på din dator

Använda en mall

Ändra uppgifter i brevmallens sidfot

Ange egenskaper för dokumentet

Infoga egen logotyp i brevmall

 

 

Artikelförfattare: Webbinformation Publicerad: 2010-06-14
Ansvarig för informationen: Lena Skagerberg